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Google Drive una completa herramienta de productividad que así podrás sacar partido

¿Eres usuario de Word, Excel, PowerPoint? A veces necesitas crear encuestas para tus trabajos universitarios o de investigación? ¿Te gusta tener todo sincronizado y tener copias de seguridad tanto de tu ordenador como de los contactos de tu móvil? Pues Google Drive es la herramienta de Google perfecta para ti, ya que te permite todo eso y mucho más.

Para empezar, Google Drive se puede usar en móviles, online o descargando su versión escritorio en el ordenador o Mac. A través de esta herramienta de Google, podemos acceder también al resto de servicios: Gmail, Calendar, Tasks, etc.

Office versión Google

A través del botón [+ Nuevo] que encontramos en la página principal, o bien con click derecho, podemos crear desde una carpeta a un documento nuevo, ya sea una presentación, un documento de texto, un documento de tablas o un formulario.

Google Drive, la herramienta de Google que nos permite crear encuestas, presentaciones y mucho másDejando de lado las carpetas, en los documentos editables nos encontramos con un diseño prácticamente idéntico a los programas de Microsoft. Aun con un diseño similar, y la posibilidad también de poder escribir a través los documentos de Google:

  • Se guardan automáticamente, no se pierden nuestras modificaciones.
  • Son colaborativos: podemos dar acceso a otras personas empleando las cuentas de correo, eligiendo si ese acceso es solo para ver el documento o si también puede editarlo.
  • La edición colaborativa puede ser al mismo tiempo, es decir que pueden estar más de una persona escribiendo en un documento al mismo tiempo, otorgando este un color a cada uno para mayor claridad.
  • Dispone de un chat para que los distintos participantes en la edición de un documento puedan hablar entre ellos sobre este, evitando así apuntes y notas excesivas en el documento.
  • Gratuitos, tanto si generamos documentos online directamente desde Google Drive, como si descargamos en Android a través de Google Play sus aplicaciones: Documentos de Google, Hojas de Cálculo de Google o Presentaciones de Google
  • Traducción automática de todo el texto. Sí, gracias a que evidentemente tiene vinculado Google Translate, si vamos a Herramientas > Traducir el texto, simplemente elegiremos el idioma y se traducirá automáticamente.
  • Escribir mediante dictado si tenemos micrófono.

No tendremos que pensar dónde lo guardamos, simplemente se guardará en la carpeta en la que estuviéramos cuando le dimos a [+ Nuevo], aunque si luego queremos cambiar esto, simplemente arrastraremos el archivo cuando estemos en la zona de carpetas a la ubicación que queremos, o si se trata de un documento que estemos editando podemos hacerlo directamente desde edición en Archivo > Mover.

Compartir documentos o carpetas nunca fue tan fácil

Todos los documentos ( sean del formato que sean), incluso, carpetas completas pueden ser compartidos gracias a la vinculación con las cuentas de Gmail de Google Drive. Esto es realmente útil porque podemos compartir la carpeta de un proyecto y que el resto tenga acceso no a un documento en específico, sino a todo material que se suba o cree dentro de dicha carpeta, tanto documentos que estuvieran en el momento en que le fuera compartida, como los que se vayan subiendo, mientras no le quiten el acceso a esta.

En los documentos de texto, presentaciones, o tablas de contenidos, compartir es sencillo, ya que encontramos un botón azul en grande en la parte superior realmente visible. Al acceder a este podemos:

  • Dar acceso a la carpeta o archivo añadiendo el correo electrónico de la persona con la que queremos compartirlo.
  • Crear un enlace para poder añadirlo a correos, páginas web etc. dando acceso a quien lo tenga a ese material.

De igual forma podemos otorgar tanto compartiendo por correo como a través del enlace, la capacidad de un acceso solo de visualización, de edición o de crear comentarios.

También podemos, a través del menú principal de los documentos que estemos editando en Archivo > Correo electrónico > Enviar este fichero por correo electrónico, enviar directamente el documento, eligiendo antes de enviar, en qué formato lo queremos, como el formato de Word, lo cual ayuda a la compatibilidad con otros usuarios. De igual forma podemos descargar el documento también en dicho menú a PDF, word, etc.

En el caso de querer compartir una carpeta, lo haremos de la misma forma que haríamos con cualquier archivo, tanto documentos editables, como pdf, videos, etc. Haciendo click derecho sobre ellos y dándole a compartir.

Ten todos tus contactos datos y conversaciones de WhatsApp a salvo 

Números de teléfono

Si quieres guardar tus contactos puedes ir a Contactos > Ajustes > Exportar, aunque, se guarda en el móvil y requiere que se envíe posteriormente a algún sitio para su seguridad. 

Aun así, también puedes ir a Contactos > Seleccionar todo > Guardar en Drive.

Con este método se exportarán todos tus contactos en un archivo .vfc y se enviarán directamente como copia de seguridad a tu cuenta de Google Drive. Si luego necesitamos esos números simplemente Descargamos el archivo .vfc > Contactos > Ajustes > Importar.

WhatsApp

En cuanto a las conversaciones de WhatsApp, simplemente iremos a

Ajustes de WhatsApp > Chats > Copia de seguridad > Guardar. 

Además, podemos en el mismo apartado de Copia de seguridad, permitir a Google Drive que haga copias de seguridad de los Chats con cierta periodicidad, así que se creará una copia en nuestra cuenta solo cuando le demos a guardar, diariamente, semanalmente o mensualmente.

Google Drive para escritorio, accede a tus documentos incluso si estás sin internet

Google Drive nos permite hacer tres cosas:

  1. Acceder a documentos concretos sin internet, accediendo a Configuración > General > Activar “Sin conexión”.
  2. Descargar la versión para usuarios en el ordenador que permite vincular nuestro escritorio/ordenador con Drive, haciendo que se cree de forma instantánea y continua una copia en la nube. Es decir, que toda carpeta, documento, etc. que tengamos en el ordenador o que creemos en él, automáticamente se sincronizará y se creará una copia de seguridad en Google Drive. 

Además, podemos elegir el acceso a algunas de las carpetas de Drive y las tendremos accesibles en el ordenador, pero, de esta forma sí ocupa espacio en la memoria de nuestro ordenador.

  1. Descargar una versión que nos permite poder acceder a Google Drive desde el escritorio de nuestro ordenador y a las carpetas y documentos que ahí encontramos, eligiendo las que más usemos y poniéndolas en modo sin conexión. 

Haciendo esto podremos acceder a todo sin ocupar espacio de memoria mientras tengamos internet, y, cuando no lo tengamos, seguiremos pudiendo acceder a aquellas que elegimos para su uso sin internet. Si es el segundo caso, podremos ver sus contenidos o añadir nuevos actualizándose la carpeta en la nube en cuanto volvamos a tener internet. 

Eso sí, los archivos de Documentos de Google, Presentaciones de Google o Tablas de contenidos de Google, sin internet, no pueden ser abiertos o editados, pero, si abrimos un documento de por ejemplo Pages de Mac, un Word o similar, si tenemos el programa para abrirlo en nuestro ordenador, podremos editarlo tranquilamente, sincronizando los cambios en cuanto vuelva la conexión.

Crear formularios o encuestas con Google Drive

Además de los tradicionales documentos de texto, presentaciones etc. Google Drive nos permite crear rápidamente a través de Click derecho > Formularios de Google o bien, [+Nuevo] > Formularios de Google.

En él podremos fácilmente añadir una pregunta así como un apartado de contestación, permitiendo que se resuelva la pregunta con las clásicas multiopciones, escribir respuestas cortas o largas, desplegables, etc.

Google Drive, la herramienta de Google que nos permite crear encuestas, presentaciones y mucho más

Una vez lo tengamos, le damos a Enviar, en la parte superior de la página y elegimos si mandar el formulario por correo añadiendo estos o, compartirlo directamente con un enlace, lo cual nos permite poder añadirlo a nuestra web o a donde queramos. Cuando sea contestado el formulario podremos acceder a las respuestas en el mismo documento donde hemos creado la encuesta.

Guarda las páginas web en Drive

Si te gusta algo que has visto en una web, por ejemplo un artículo, etc. puedes a través de la extensión de Google Drive disponible solo para Google Chrome, darle al icono de puzzle donde se encuentran las extensiones, y apretando a Guardar en Google Drive, podremos desde guardarlo en html para ir rápidamente a ver la web, conseguir una imagen PNG de la web, etc. depende de los ajustes que pongamos en la configuración de la extensión.

Google Drive, la herramienta de Google que nos permite crear encuestas, presentaciones y mucho más

Para finalizar, además de todo esto, hay múltiples aplicaciones como algunas de grabación de audio, etc. que permiten una subida directa e inmediata de los contenidos que generemos a Google Drive para mayor seguridad. Así que es buena idea revisar las aplicaciones que tenemos instaladas para ver si tiene esa posibilidad.

Aun así, cabe recordar que, Drive tiene un límite de 15 Gigas de forma gratuita, pero, si se necesita más hay que, como con Google Fotos, pasar por caja. Por lo que tengamos muy presente que vamos a sincronizar en este si deseamos evitar pago alguno.

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